Doğum günü ve kurumsal etkinliklerde doğru organizasyon şirketi; net kapsam, güçlü tedarik ağı, profesyonel ekip ve açık bir süreç yönetimiyle fark yaratır. Bu rehberde, fiyat belirtmeden; paket içerikleri, kontrol listeleri,
sözleşme maddeleri, zaman çizelgesi ve WEBTE City üzerinden aynı gün 3+ teklif alma adımlarını bulacaksınız.
Neden profesyonel bir organizasyon şirketi?
- Tek noktadan çözüm: Mekan, dekor, ikram, teknik, eğlence ve koordinasyonun tek elden yönetimi
- Risk yönetimi: B planı, tedarik yedekleri, iş güvenliği ve sigorta
- Tutarlılık: Standart operasyon, zamanında kurulum-söküm ve ölçülebilir teslim
- Doğum Günü Organizasyonu (Çocuk/Genç/Yetişkin) Öne çıkan paket kalemleri:
- Konsept ve dekor: Tema tasarımı, arka fon, balon süsleme, masa düzeni, isim/yaş panosu
- Eğlence ve aktiviteler: Palyaço/animatör, yüz boyama, sihirbaz, oyun parkuru, karaoke/DJ
- İkram: Cupcake-pasta, atıştırmalık bar, içecek köşesi; alerjen/vegan/glutensiz seçenekler
- Foto/Video: Fotoğrafçı, anı köşesi, instant baskı
- Teknik: Işık-ses, mini sahne, projeksiyon (talebe göre)
- Lojistik: Kurulum-söküm, servis personeli, çöplerin toplanması Kontrol listesi:
- Mekan izinleri ve saat sınırı
- Elektrik priz/amp kapasitesi, yağmur/ısı planı (açık alan)
- Çocuk güvenliği (köşeli masa, kablo koruma, ilk yardım kiti)
- Pastanın teslim/soğutma planı, mum/aletler
- Kurumsal Etkinlikler (Toplantı, Lansman, Gala, Piknik, Yıl Sonu) Öne çıkan paket kalemleri:
- Konsept ve marka entegrasyonu: Sahne tasarımı, backdrop, yönlendirme, kayıt masası
- Teknik prodüksiyon: Profesyonel ses-ışık, LED ekran, projeksiyon, simultane sistem
- Sunum ve içerik: MC/moderatör, konuşmacı yönetimi, akış kurgusu, teleprompter
- Deneyim alanları: Ürün demo standları, VR/AR deneyimi, fotoğraf kabini
- Catering: Kahve molaları, açık büfe/kokteyl, diyet/alerjen etiketleme
- Lojistik ve operasyon: Kurulum-söküm, güvenlik, vale, shuttle, saha koordinatörü
- Kurumsal hediye/kit: Yaka kartı, lanyard, ajanda/kalem, özel paketleme Kontrol listesi:
- Mekan teknik keşfi ve yükleme saatleri
- Yangın ve iş güvenliği talimatları, sorumluluk sigortası
- İnternet altyapısı (upload hız testi), elektrik/jeneratör planı
- Veri koruma (kayıt masası KVKK uyumu), foto-video izinleri
Planlama zaman çizelgesi
- 8–12 hafta önce: Hedefler, bütçe aralığı, katılımcı profili; mekan shortlist
- 6–8 hafta önce: Konsept ve tema onayı, teknik keşif, tedarikçi seçimi
- 4–6 hafta önce: Menü tadımı (varsa), akış ve sahne planı, tasarım onayları
- 2–3 hafta önce: Üretimler (baskı, dekor), ekip listesi, güvenlik ve sigorta evrakları
- 1 hafta önce: Genel prova, teknik test, lojistik onayı, hava/alternatif senaryolar
- Etkinlik günü: Check-in, akış yönetimi, canlı raporlama
- Sonrası: Geri bildirim anketi, foto-video teslim, ROI/raporlama
Teklif alırken sorulacak sorular
- Paket kapsamı tam listeli mi? Hariçte kalan kalemler neler?
- Kurulum-söküm saatleri ve mekanla koordinasyon kimde?
- Teknik prodüksiyon markaları/kapasiteleri (ses-ışık, LED ekran vb.)
- Personel sayısı, görev dağılımı ve saha sorumlusu
- B planı: Hava, elektrik, ekipman arızası için yedek senaryolar
- Catering: Menü örneği, alerjen etiketleri, servis süresi ve akış uyumu
- Tasarım/dekor onay süreci ve son değişiklik tarihi
- Güvenlik, sigorta ve iş güvenliği planı
- Foto-video hakları ve teslim takvimi
- Ödeme, iptal ve erteleme koşulları; force majeure maddeleri
Özel ihtiyaçlara göre paket önerileri
- Çocuk doğum günü (3–8 yaş): Güvenli oyun alanı, palyaço/animatör, şişme oyuncak, düşük ses seviyesi, alerjen uyarıları
- Genç doğum günü (9–16): DJ/karaoke, fotoğraf köşesi, temalı LED/UV dekor, interaktif oyunlar
- Yetişkin konsept parti: Mixolog bar istasyonu, canlı müzik/DJ, temalı dekor ve aydınlatma, foto kabin
- Kurumsal lansman: Sahne-LED ekran, kayıt sistemi, markalı backwall, canlı yayın
- Çalışan pikniği: Outdoor oyun parkuru, canlı ızgara, sahne-DJ, çocuk aktiviteleri, ilk yardım
- Yıl sonu/gala: Gala dekorasyonu, emcee, ödül seremonisi akışı, profesyonel ışık ve ses